ICT & Innovation

Ne pas perdre la trace

22 Février 2012 Par Vincent Ruck
Nicolas Govetto (iDesign) (Photo : Olivier Minaire)

La gestion électronique des documents se démocratise, et s’ouvre à des entreprises de plus en plus petites. Ces solutions leur permettent une meilleure gestion des processus, à des coûts réduits.

Au-delà des impératifs classiques, liés à la production et au développement des activités de l’entreprise, les systèmes d’information sont de plus en plus connectés aux différentes activités de l’entreprise. La gestion électronique des documents (GED) permet d’organiser et de gérer les documents et les informations qu’ils contiennent, par différentes méthodes d’acquisition, de classement et de consultation. Elle peut ainsi participer à l’amélioration et à la systématisation de la réduction du volume de documents papier échangés... au profit d’une amélioration quantitative et qualitative des processus.
Maintenant, une fois la déclaration d’intention faite, il faut encore réussir à déployer ces solutions de GED…

Pour Nicolas Govetto, CEO de iDesign, « les pré-requis pour se lancer dans la GED ne sont pas très différents d’un projet IT classique, dans le sens où ces projets demandent aux clients une bonne connaissance de leurs processus métiers… Ils demandent aussi une conduite du changement plus importante, sans oublier un accompagnement progressif des équipes, afin de les préparer aux adaptations induites par la mise en place d’une GED. »

Des solutions sur le marché local

Ainsi présentée, effectivement, la problématique n’est pas différente de tout projet de déploiement d’une application importante dans une entreprise…
Toutes les entreprises peuvent-elles gagner à adopter une solution de GED ? A priori oui, même si certaines conditions doivent bien évidemment être réunies : « Il est vrai que les entreprises ayant un flux documentaire important en ressentiront le besoin plus tôt, mais c’est une évolution évidente et qui s’imposera à toutes les entreprises à moyen terme… Tout ceci est un peu inexorable… »

En effet, au-delà du besoin fonctionnel, l’environnement des entreprises rajoute une certaine pression : « La législation tend déjà, et tendra de plus en plus, à encourager la dématérialisation des flux documentaires. » Les entreprises en général – et les PME en particulier – ne doivent pas pour autant craindre la future gestion d’un projet complexe : « Il existe des solutions pour toutes les tailles d’entreprises. Un commerçant avec deux employés pourra très bien souscrire à une GED en mode cloud computing, pour quelques centaines d’euros... Je pense qu’il faut démystifier un point : la GED n’est pas forcément chère. Et même en local, il y a des solutions simples à interfacer, comme Alfresco. On y trouve même des éléments de collaboration, avec des calendriers partagés, wikis, forums de discussion… »