EXPERTISES - DIGITAL HR

Dussmann: la digitalisation RH pour mieux croître

17 Avril 2018 Par Microtis
 (Photo: Dussmann )

En 15 ans, le personnel de Dussmann a plus que doublé. La fonction RH, pour 4.000 collaborateurs, est assumée par 8 personnes. Le secret, selon Tun Di Bari, Head of Administration, Legal and HR, réside dans la mise en œuvre de solutions digitales au service de l’efficacité opérationnelle.

Monsieur Di Bari, pouvez-vous nous expliquer comment s’est développé le groupe Dussmann ces dernières années et comment vous avez appréhendé cette croissance au niveau de la gestion des ressources humaines?

Dussmann est aujourd’hui le sixième employeur le plus important du Luxembourg. Le nombre de collaborateurs, entre 2002 et aujourd’hui, est passé de quelque 1.600 personnes à près de 4.000. Notre développement est porté par quatre entités de service: services en nettoyage et entretiens de bâtiments, en catering et restauration de collectivités, en blanchisserie industrielle et en sécurité; gardiennage, patrouilles et centrales d’alarmes. La gestion de l’ensemble est intégrée. Pour garantir l’efficience en matière de gestion administrative, nous avons beaucoup investi dans le digital. Nous cherchons en permanence les meilleures solutions pour gérer les aspects administratifs de la manière la plus efficace possible.

Quels étaient les premiers enjeux, ceux qui ont engagé Dussmann dans un processus de digitalisation de la fonction RH?

Dès 2002, le groupe a fait le choix d’une nouvelle solution digitale pour le traitement des salaires. Nous avons commencé à collaborer avec Microtis, qui nous accompagne depuis lors dans nos démarches de digitalisation RH. Dans une entreprise comme la nôtre, les salaires des collaborateurs dépendent du nombre d’heures prestées par client. Il faut donc encoder le pointage de chaque salarié sur les différents sites de notre clientèle, puis procéder à des contrôles, avant de les valider pour pouvoir établir la fiche de salaire. À l’époque, on pointait uniquement sur un carnet et une personne devait tout encoder manuellement. Avec Microtis, nous avons pu mettre en place une solution de digitalisation d’encodage des heures prestées par notre personnel via la numérisation de fiches de pointage, avec injection automatique de l’information dans le système. Le tout permettant une simplification de traitement.

Comment le digital permet de mieux répondre à l’évolution de vos besoins?

Nos besoins et les solutions mises en place pour y répondre ont beaucoup évolué. Les outils digitaux apportent plus de cohérence et une fluidification accrue dans les échanges d’informations. Ils réduisent les risques d’erreur et garantissent une plus grande traçabilité. En 2002, le bureau du personnel comptait cinq personnes. Depuis lors, le groupe a plus que doublé. La fonction RH, malgré une complexité accrue, est assumée par huit personnes seulement, avec des missions plus étendues qu’à l’époque.

Quels sont les autres apports des solutions digitales RH mises en œuvre?

Grâce aux outils digitaux mis en œuvre en collaboration avec Microtis, notamment, nous avons pu consolider la base de données du personnel pour faciliter la mission des agents RH. On gagne en rapidité. Quand, par le passé, sans digitalisation, un délai de quinze jours était nécessaire au traitement des fiches, au contrôle des pointages et au versement des salaires, désormais, tout peut être réalisé en cinq à six jours ouvrables. Pour la fidélisation des collaborateurs, c’est un élément essentiel. En outre, la digitalisation des RH a permis aux membres du bureau de personnel de retrouver du temps, pour effectuer des tâches essentielles au bon déroulement du service RH telles que les remboursements maladie, et la production de divers rapports d’analyse, en plus de la gestion des relations et obligations de droit fiscal et socio-légal au Luxembourg.

Quels sont les chantiers qui vous occupent actuellement?

Nous poursuivons un chantier de numérisation de tous les dossiers du personnel. Avec lui, les gestionnaires des ressources humaines disposent directement sur leur écran de toutes les informations dont ils ont besoin, de l’historique de chaque collaborateur année après année. Pour le traitement des dossiers, cela représente encore une fois un gain de temps considérable. Plus besoin d’effectuer de fastidieuses recherches dans des dossiers papier pour effectuer une vérification ou répondre à une requête.

Et les perspectives à venir?

Les prochains projets IT auront trait à la digitalisation du recrutement. Lors d’un processus d’embauche, il y a des éléments dont je veux avoir connaissance directement. Le CV traditionnel est dépassé. On perd trop de temps à les parcourir pour espérer y trouver les quelques informations qui nous sont vraiment utiles. Une interface numérique permettant de guider le candidat à travers notre propre canevas et quelques questions précises et spécifiques à nos métiers devraient nous faire gagner en efficacité.

 

Découvrez comment Microtis peut vous aider à digitaliser la fonction RH au sein de votre organisation.

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