Aménagements et construction d’espaces

Anticiper la croissance et la moduler

29 Septembre 2017 Par Jonas Mercier
Activity-based working
Le concept d’activity-based working a pris beaucoup d’ampleur ces dernières années et tend même à devenir une norme dans les grandes entreprises, notamment dans le secteur des services. (Illustration: Maison Moderne)

L’espace est un bien rare et cher au Luxembourg, et les entreprises en développement en sont pleinement conscientes. Repenser les espaces pour anticiper l’augmentation des effectifs est devenu un enjeu stratégique sur lequel chaque dirigeant a sa propre vision.

Avec ses deux tours parallèles reliées à leur sommet, le futur siège de Deloitte Luxembourg sera l’une des signatures visuelles du quartier de la Cloche d’Or, en mutation. Le bâtiment, qui devrait entrer en fonctionnement au 1er trimestre 2019, permettra avant tout de réunir sous un même toit les 2.000 employés du cabinet d’audit et de conseil. Voire plus. Car d’ici là, le Big Four anticipe une augmentation de ses effectifs. «Dès le début du projet, nous avons intégré dans nos réflexions des perspectives de croissance moyenne, explique Christophe Godfrind, directeur au sein du département Office Management chez Deloitte. Nous sommes très attentifs à l’évolution de nos activités, et revoyons nos prévisions régulièrement. Pour le moment, 2.150 postes de travail sont prévus.» Car, si la surface totale de l’immeuble est arrêtée — environ 30.000m2 —, l’aménagement intérieur est encore en étude.

L’entreprise a fait appel à des experts en space management pour rationaliser l’espace, sur base de sa culture propre, et dans le but d’offrir une bonne qualité de travail. Et c’est l’approche activity-based working qui a été choisie. Celle-ci prévoit notamment de dépersonnaliser une partie des bureaux pour les fonctions qui nécessitent des déplacements fréquents. «Grâce à ce système, et avec un bon ratio d’occupation des 2.150 postes de travail, nous pouvons certainement envisager d’accueillir jusqu’à 2.500 personnes dans le nouveau bâtiment», ajoute M. Godfrind.

Le concept d’activity-based working a pris beaucoup d’ampleur ces dernières années et tend même à devenir une norme dans les grandes entreprises, notamment dans le secteur des services. Ce modèle de fonctionnement cherche à encourager les salariés à choisir les lieux qui leur correspondent le mieux pour travailler, par exemple en fonction de l’évolution d’un projet. Les bureaux sont totalement dépersonnalisés et doivent être rendus vides à la fin de la journée. Les employés disposent par contre d’un casier où ils peuvent déposer leurs affaires personnelles. Cette configuration entraîne un mouvement des personnes et permet une utilisation plus fréquente des espaces communs.

Face à ces nouveaux besoins, les sociétés d’aménagement de bureaux ont dû s’adapter. Les architectes d’intérieur tiennent un rôle de premier plan, alors que le choix des matériaux devient primordial lors de la conception de l’espace ou du bâtiment. «Aujourd’hui, les solutions standard intéressent de moins en moins, car on cherche à personnaliser les espaces en créant des ambiances différentes, explique Xavier Van Ingelgem, le CEO de Technibo. Le but est de faire travailler plus de personnes dans le même lieu, en créant des séparations subtiles et des espaces liés à des tâches très ciblées. Du coup, l’importance de la qualité des matériaux, notamment sur le plan acoustique, est de plus en plus grande.»

Entre cigale et fourmi

En début d’année, les sociétés Sanichaufer et Electro Security ont fusionné pour créer une nouvelle entité spécialisée à la fois dans les métiers de chauffagiste, d’électricien et de la domotique: Genista. L’entreprise, qui embauche désormais plus de 250 personnes, mais se définit toujours comme «familiale», ne s’attend pas à une augmentation exponentielle dans les années à venir. Mais elle a profité de la construction de son nouveau siège dans la commune de Fentange pour réfléchir en profondeur à ses perspectives futures, en matière d’aménagement intérieur, d’une part, mais aussi et surtout quant à la surface à prévoir. «Jusqu’à maintenant, nous avions réussi à acquérir des propriétés adjacentes au fil du temps pour créer un labyrinthe interconnecté au même lieu, dans lequel notre fondateur a commencé ses activités il y a presque 60 ans. Mais évidemment, la fusion change tout, rappelle Alain Wildanger, directeur associé chez Genista. Notre but est de croître en douceur, nous allons donc prévoir 800m2 supplémentaires divisibles dans l’enceinte de notre nouveau siège, et nous allons les louer à des tiers dans un premier temps. En fonction de notre croissance, nous pourrons récupérer cet espace dans le futur.»

La problématique est un peu différente chez CBL. La société de construction a inauguré début juin son nouveau siège social à Niederkorn. Prévu de longue date, celui-ci devait remplacer la solution provisoire de Foetz, où l’entreprise avait pris ses quartiers dans des préfabriqués. Ce nouveau bâtiment devait aussi anticiper une augmentation des effectifs, en fonction des spécificités du secteur. «Une bonne partie de notre personnel est sur les chantiers et passe très rarement au siège», rappelle Olivia Arcigni, assistante au service Études de prix. Pour gérer cet effectif fluctuant, la direction a prévu des bureaux vacants disponibles sur demande et des cloisons amovibles pour les transformer en salle de réunion. «Nous anticipons une croissance de nos effectifs, mais pas dans tous les services. Et 10 chefs de chantier ne demandent pas autant de place que 10 comptables», ajoute Olivia Arcigni.

Si la question de la place est tout aussi cruciale pour les petites structures, la réflexion sur l’espace n’est pas aussi avancée. Elle tient parfois plus des circonstances du marché que du calcul stratégique. «Nous avions déjà déménagé l’année dernière pour des locaux plus grands, qui composaient la moitié d’un étage dans un immeuble de bureaux, mais nous sommes vite arrivés à saturation, explique Loïc Didelot, CEO de MIXvoip. La société, qui offre des solutions de téléphonie et d’internet pour entreprises, est passée de 13 collaborateurs en août 2016 à 26 un an plus tard. Par chance, l’autre moitié de l’étage était disponible. Nous avons donc pu doubler notre espace sans déménager. Maintenant, nous travaillons dans des conditions très confortables et pouvons encore accueillir au moins 10 personnes de plus.»

Croître avec ses clients

Ce n’est pas sur la chance que mise Urban Office, mais sur des estimations statistiques. La jeune société est spécialisée dans la location d’espaces de travail destinés aux indépendants ou aux start-up. Début juin, elle a ouvert un premier espace de 350m2 à Windhof, tout près de la frontière belge. Adaptant le concept de l’activity-based working, elle a joué sur le mobilier pour offrir différentes ambiances à ses clients.

«Pour le moment, nous avons une capacité de 60 places assises, mais nous observons que beaucoup de nos clients ne restent jamais toute la journée au bureau, certains passent même seulement deux ou trois fois par semaine, explique Fred Guetti. Le jour où nous serons complets, je pense que nous pourrons nous permettre d’augmenter le taux de remplissage en fonction du taux de présence que nous observerons.»

En 2015, KPMG avait inauguré son nouveau siège au Kirchberg, en choisissant aussi le modèle d’activity-based working pour améliorer l’occupation de son espace. De plus, le bâtiment avait été pensé légèrement plus grand. Mais deux ans presque jour pour jour après l’inauguration, le cabinet d’audit a annoncé avoir loué 3.000m2 dans un bâtiment annexe pour y transférer une partie de ses équipes.

«Nos prévisions ont aussi des limites, et nous n’avons pas une boule de cristal, reconnaît pour sa part Christophe Godfrind, chez Deloitte. Et puis, la croissance n’est jamais un mauvais problème pour une entreprise.» Malgré des projections, anticiper la croissance ne suffit toujours pas dans un marché luxembourgeois qui continue de progresser.

Déménagements en série
Home sweet home
Certains les construisent, d’autres les inaugurent. 2017 est un cru particulièrement généreux en matière de nouveaux sièges pour les entreprises luxembourgeoises. L’année a commencé avec l’annonce du géant de la confiserie Ferrero de construire un nouveau bâtiment sur le site du Findel pour regrouper l’ensemble de ses effectifs luxembourgeois. Fin mai, c’est ING qui investissait ses nouveaux locaux place de la Gare. Une semaine plus tard, le constructeur CBL annonçait la construction d’un nouveau siège social à Niederkorn. Puis, ce fut au tour de Genista d’acquérir un terrain à Fentange pour son nouveau siège. Cargolux a attendu le mois d’août pour annoncer qu’il s’installerait dans un nouveau bâtiment au Findel en 2020. Enfin, c’est Post qui a pris possession de son nouveau bâtiment de la rue Mercier, à la mi-septembre. Enfin, Société Générale clôturera l’année avec l’inauguration, en octobre, de son nouveau siège sis au 18, boulevard Royal.